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第166章（第1页）

不得不复印时，尽量利用缩小功能或双面复印，以尽量节省资源。

（4）处理不需要的资料经过取舍后，总有些资料要丢掉，但无节度地丢进垃圾筒也不是最好的办法。每当你亲眼目睹亚马逊河流域惊人的开发状况时，必会不由得珍惜起所有的纸制品。资料工作是抽象的，而支撑资料工作的&ldo;纸&rdo;则大多由&ldo;树&rdo;

这种资源制成；过去可能没有人会看着纸想&ldo;森林&rdo;，但纸资源并非无穷无尽，不断地把不要的文件丢进垃圾筒并不值得提倡。

用过的文件其实有不少用途，比如反面可以做备忘纸、电脑或文字处理机的试印纸等。不同尺寸的纸不妨用裁刀裁成同样大小使用。有人就将复印错的纸裁成小型卡片，当成备忘纸使用。要用传真机传送的资料时，不妨用已经用过的资料纸的背面书写，这样既不妨碍原稿又能节省用纸。

（5）注明出处任何要保存的资料，在放进资料袋前，都必须注明出处。注明出处就是要在资料上标示：何人、何时、何处。除了性能优异的电脑或智慧型文字处理机附有记忆出处的功能外，一般还是要靠手写来记录资料来源，尤其在复印书籍的部分资料时，这道手续更不可缺少。在复印部分书籍时，一定要将封面及版权页复印下来；报纸、杂志资料则一定要标明报纸、杂志名、日期、作者或发行单位。其它的商业文件在保存前至少要记下日期，日后只要翻看日志就可以查出与会人。

2活用复印机（1）复印文件的原始名称虽然主张彻底排除拿复印机当&ldo;镇定剂&rdo;用的作法，但在不得不需要时，复印机瞬间复制资料的功能还是很难被取代的。一般来说，许多公司的便条纸都印有自己公司的名称或标志，复印资料时也可把原始拥有者的名字复印出来。可以利用电脑或文字处理机打出一条1厘米宽的名条，用透明胶带贴在复印机的上方或下方，这样任何复印出来的文件都会印上名条，文件就自动有了身份证明。现在利用电脑或文字处理机来写书信、文件的人愈来愈多，反而缺少特色，不妨利用复印方式，印上自己的名条。

（2）制作规格化的表格使用规格化的表格，会让资料处理工作进行得更顺利。在办公室里常会用旅费申报表、工资明细表、估价表等固定表格，但在个人方面上却几乎没有类似的表格。一般的文具供应商或印刷厂很难个别为不同的个人设计并供应种种不同的表格；而一般个人想要求印刷厂承制极少量却多样的表格时，也必须付出极高的代价。事实上如果能灵活运用文字处理机或复印机，同样可以为自己设计专用表格。

个人使用的表格大约有邮件收件表、估算表、藏书表、汽车里程记录、电脑磁碟目录、录音、录像带目录等。个人可以利用文字处理机作出表格原稿，等需要使用时再印出来；或者可利用复印机多印几份，放在档案袋中备用。只要设计出适合自己使用的规格化表格，就可以协助自己快速处理日常要经手的资料。

3&ldo;文件资料的整理&rdo;注意事项文件资料的整理有七个注意事项：（1）信息化的社会几乎等同于&ldo;文件社会&rdo;，因此跨入商业社会的第一步就是要善于运用文件资料；（2）文件资料无时无刻都处于重复、泛滥的境地，为了不让无价值的资料阻碍工作效率，当取得资料时，要立刻判断、决定取舍；（3）统一规格是资料整理的基础，任何资料规格都要遵守既定的格式，并持续使用，不得变更；（4）要统一不同规格的资料时，可借助复印机，但要节省纸资源；（5）在任何文件资料上，都要注明出处，以便日后引用时，能追究资料的来源、背景；（6）不妨将同样主题的有关资料编定成册，并加以编号，用于检索；（7）复印机是个人工作上最重要的辅助工具，能负担很大的工作量，但要慎防滥用。

电子资料整理技巧文字处理机、录音机、录像机、电脑等媒介储存的电子资料，与过去的纸资料相比，各有优缺点。

1电子资料的特征电子资料的优点包括四项：（1）小型记录媒体却能收集大量资料；（2）易于资料的加工与重复利用；（3）能迅速而简单地查询、分类、整理资料内容；（4）使用电话即能快捷传递资料。不过，电子资料也有逊于纸资料的多项缺点，包括五点：（1）资料的输入及处理，必须通过专用机器和熟练的操作技巧，否则无法阅读；（2）无法从外表查知资料内容；（3）资料的互换性比一般文件低；（4）保存性不稳定，易有瞬间损失大量资料的危险；（5）成本比纸资料贵。

因此，若要采用电子资料处理法，首先必须审慎考虑各自的优缺点。

2电子资料的危险性大多数的电子资料都保存在卡带、磁碟片等磁性媒体中。电子资料本身具有挥发性，必须再转换成不具挥发性的磁性资料。将资料记录于磁性媒体中，主要是为了能迅速调阅，不过有时因操作错误，往往会发生资料遭破坏或消除的意外事故，即使是硬式磁碟片，也可能因人为疏忽而导致资料记录挥发或消失。

事实上，我们周围充斥着许多磁性商品，如冰箱门、磁性把手、收音机、电视机、音响扩音器、磁性项链等，这些远超乎人们想象的磁性商品，有时也是破坏磁碟片资料的间接杀手，再加上地球本身即是一个巨大磁场，磁性资料长久曝露于这样的空间下，最后难免也可能会变质，这就是为什么卡带经过妥善保存，仍然会发生资料消失的原因。一定要记住：绝不可依赖电子资料的安全性。

以随身型的文字处理机为例，它是采用ic卡为记忆媒体，一旦电池的电力不足或操作上稍有小小的失误，资料记录将会在瞬间突然消失。

3电子资料的整理重点从电子资料的特征中，可以很清楚地了解电子资料的两项整理重点：（1）

资料视觉化。记录电子资料不像一般文件处理，能一眼看出所有的记载文件，因此必须通过视觉上的整理，使必要的资料在必要的时间里迅速出现，如果忽略了这一点，磁性媒体就像是个资料垃圾筒，完全失去了保存的意义。（2）预防意外事故。为了避免因操作失当、机器故障、停电等突发事件而导致资料损失，事先制定完善的方法是相当重要的。无论是使用随身型文字处理机，还是高效率的资料处理机器，都必须具备这样的认识。

4用适当的索引整理电子资料（1）录音带的整理工作上的录音，主要是为了记录人的谈话内容，而绝大多数的录音带在完成文字记录后，它的功能似乎也跟着宣告终止。这并不意味着录音带缺少保存的作用，只是当内容转换成报告书后，录音带就极少有再利用的机会。

相反地，商业用的谈话录音可以文字笔记或其它辅助工具来取代，&ldo;声音&rdo;并不是它追求的主要目的，因此一旦录音内容文字化之后，录音带就不再有利用价值。为了避免录音带泛滥，没有&ldo;保留声音&rdo;必要的录音带，是不需要保存的。

（2）录音带的有效运用如何在工作上灵活运用录音带？主要有六道工序：a首先，准备10至20卷的录音带，一一标上no1？？的号码，然后放进专用的&ldo;常备卡带箱&rdo;。b准备赴外录音时，按排列顺序取出需要的录音带卷数，完成录音，用铅笔注明日期及内容。每一卷录音带最好只录一个主题。c回到工作岗位后，先将录音内容作成笔记，再将录音带放回常备卡带箱。d当下一次工作需要使用录音带时，则从上次未曾使用的录音带继续轮流使用，如此每一卷录音带至少保存20卷以上的使用时限，当你想再重听一遍时，录音带内容在短时间内均可保留下来，即使20卷录音带重复使用，你也能够保持录音带的&ldo;有效期限&rdo;。e当录音带要重复使用时，别忘了将旧的索引销掉，重新标明新的索引。f有必要长期保存的录音带，可将它的外壳丢弃，保留录音带与有关内容的文件，一齐放入标有索引的档案袋中。最后，再将新的录音带置于常备卡带箱中。