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第124章（第1页）

利用空档时间，最重要的观念是：不要让时间来支配你，而应该是你去支配时间。如能建立这种正确想法，身体力行，必能将时间作有效的计划分配，完成一些有意义的工作。

重视&ldo;顺序&rdo;

一件工作的完成，必有其&ldo;顺序&rdo;，而工作的&ldo;顺序&rdo;常能左右时间的价值及效率。一般人多忽略了工作顺序，以致导致失败或蒙受损失。因此，管理者工作的&ldo;内容&rdo;和&ldo;顺序&rdo;是一样重要的。举一个简单的例子，现在你面前摆着一餐丰盛的佳肴，你会不会先猛吃饭来填饱肚子呢？当然不会。

一般正常的吃法，都是先享受各式美味的菜肴后，再进食一碗饭，而工作顺序的道理正是如此。再则以麻将为例，精于麻将的人，懂得观察各家牌型及出牌，因此他出牌的顺序很明确，常常可获得胜利。围棋也是如此。一手错误的落子，可能全盘皆输。如能正确把握落子的顺序，即可抢占先机，操纵整个棋局。与人交谈，也要注意谈话内容的条理及顺序。应在谈话前整理一下思路，将谈话的主题依序排好，这样的谈话，必可收到良好的结果。

发表有顺序的谈话很多能让领导采纳其意见的下属，谈话都有一共同点，即他们能了解领导的性格及想法，发表有顺序的谈话。比方说，在领导较空闲时，他们会找各种轻松的话题跟领导闲聊，而在领导忙碌时，就选择较重要的事来报告；而在报告纠纷案件或易引起领导不悦的案件时，一定在报告前，先谈论一些领导喜欢的话题来松懈领导的心情等等；可是现实社会上，很多下属并没有具备这样的谈话要领。

此外，以信息交换、商谈、咨询为目的的谈话，其谈话顺序又如何呢？与他人交谈之前，必须先准备一些可引起对方关注的话题，但这类话题只是穿针引线，重要的是以后所要谈论的内容。管理者须在脑海里组织这些谈话内容，选择一种最适切的顺序来进行交谈。

其实，谈话顺序的决定多须靠临战应变的能力，但是，在许多情况下，仍然可以整理出一些通则：（1）先谈论一些有关季节气候等轻松的话题作开场白；（2）将可能使对方愉快的话题，放在前面，而将可能会引起对方不悦的话题搁后；（3）将内容单纯的话题放在前面，而将较为复杂的话题搁在后面；（4）

闲聊应在刚开始或结束前进行；（5）将和对方有关的话题放在前面，而将和自己有关的话题放在后面；（6）主题应在谈话中途提出，若是在结束之前才谈到主题，可能对方已经没时间，也没心情来和你交换意见。

管理者会因工作的关系，和某位以前曾见过面的人士会谈，而管理者所准备的谈话内容，排列顺序如下：（1）对于以前承蒙他协助的事项提出致谢→（2）谈论一些他较感兴趣的话题→（3）对于他为自己工作所做的事情，再度表示谢意→（4）主题→（5）管理者今后工作行程的安排→（6）现今广受注目的企业经营联络及管理等话题。当然，交谈是变向的，并非只是一方喋喋不休，因此交谈时双方话题是交叉进行着的，并将产生许多种组合方式。尽管如此，预先设计的话题仍然可以发挥效用，原则上，最好不要任意变更预定的谈话顺序。当双方交谈时，可等对方话题告一段落，再接上管理者预定的话题，如此就不会发生太大的错误。比方说，当管理者谈完（3）的工作承蒙关照时，他接上了他儿子结婚的话题，管理者就等这个话题结束后，再按照管理者预先定好的顺序，按照（4）→（5）→（6）进行交谈，结果，管理者那次的会谈相当愉快，而且有效率。虽然，原则上最好不要更改预定的谈话顺序，但是在某些特殊情况下，仍须作适度的修改或删除。比如，没有时间进行闲聊时，就须将预定的闲聊话题删除，或者当对方对你的话题漠不关心时，即应适时转换等。

对于某些脑中没有这种整理观念及计划的人来说，养成这种事先安排谈话内容的习惯，更是特别重要。

&ldo;15分钟的会议&rdo;

当你听到&ldo;15分钟的会议&rdo;时，可能大吃一惊，因为你已习惯于一小时，甚至半天、一天的会议方式。但是，事实上，15分钟的会议是可以做到的，那些费时一小时的会议中，至少有50可以缩短为15分钟。致使会议冗长的原因之一，就是大家都坐得太舒服了，因此，站着开会是防止会议冗长的有效方法。站立不仅有益健康，更由于长久站立容易疲劳，与会人士自然会产生及早结束的心理，当然，&ldo;站立式会议&rdo;就会变得简短而有效了。目前，有些公司已经采用了这种方式。长久以来，许多会议都浪费很多时间在资料说明上，而这也正是会议过长的原因之一。因此，开会前应该将有关资料送交各与会人士，请他们事先阅读，如此，不仅可提高会议的质量，更可缩短会议时间。其次，会议中的议事分析讨论时间常不平均，往往花费许多时间在某一二件议题上，而延长会议时间，甚至还有择日重开会议的情况发生。

那么，该如何防止这种现象呢？有一种简单又有效的方法。可在会议开始时，就各个议案一一征询与会人士意见，若无异议则表示通过，不另花时间来讨论，而将全力集中于那些意见分歧的议案上面，这就是&ldo;先求结论、后讨论&rdo;的会议方式。此外，还有一点关系重大，那就是选择与会人士的方式。勉强出席、不了解议案内容、言不及义的人，应尽量避免，最好选择真正有见地、有热忱的精锐人士来参与。再则，会议主席也肩负着很重的责任，若是处理不当，则会造成时间的浪费。对于议案的讨论表决，主席可询问大家：&ldo;还有什么意见吗？&rdo;之后等待约15秒钟，若无任何异议，即须自下结论，而后转到另一议题的讨论上，如此，可有效地控制会议时间。

不妨施行&ldo;一周律调术&rdo;

为了挪出更多的工作时间，许多人常认为应该减少睡眠时间，现在就有许多书籍，都在讨论短时间睡眠的问题。但是，就时间的观点来看，许多管理者并不主张极力缩短睡眠时间。

发明大王爱迪生，数十年间，每天都只睡3～4个小时，但是，普通人却很难像他这样，因为他是个具有特异体力的人，据说，他70岁时患了感冒，还是他一生中第一次生病呢！另外，拿破仑也是以睡得少而闻名的。曾有人模仿他这种短时间睡眠方式，结果身体承受不了。据后来的调查指出，拿破仑虽然晚上睡得很少，可是，他常利用白天的时间小睡。除了这些特异人士外，一般人并不适合刻意去减短睡眠的时间，而应该采取适合他们体质的&ldo;一周律调术&rdo;这种方法，将一周的生活作息加以计划，依此找出一个适合自己的睡眠标准：星期一时，应尽量减少工作及休闲时间，睡足8个小时，以保存体力，应付一周的挑战；星期二、三、四时，采取正常生活方式，视自己的体能状况来进行适度工作及娱乐，睡眠时间以标准的6小时为准；星期五、六时，应尽量减少工作时间，多从事休闲娱乐，而睡眠时间也可缩短为4小时。这两天是一星期内主要的休闲时期，之后又有一个星期天，所以，可适度地放松自己；星期日应睡足8小时，以充实气力及体力。