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第157章（第1页）

信息整理的重要目的1整理的目的在于缩短&ldo;检索时间&rdo;若你进入新闻大楼的政治部门或社会部门办公室，可以看到记者先生的办公桌上简直乱得惊人！在狭窄的桌面上摆着成堆的备忘录、稿纸和资料等，十分凌乱，几乎连工作的空间也没有了！可是再仔细一看，似乎杂乱不堪的办公桌上，其实是很有条理的，当他们需要什么时，即使闭上眼睛也能拿到。

说实在的，管理者书桌的凌乱程度并不亚于记者，有个别管理者从中学到现在一直都是如此，可以说是历史悠久了。但是，尽管看起来杂乱，他们却很容易找到自己想要的资料。这可以说是&ldo;乱中有序&rdo;吧！一定有很多人认为：将书桌整理得愈整齐，愈能提高工作效率。&ldo;井然有序&rdo;，表面上看起来似乎是正确的，但却容易发生&ldo;整理手册&rdo;中所描述的&ldo;只重表面不重实用&rdo;的危险情况。那么究竟如何整理呢？

简单地说，&ldo;整理&rdo;是以缩短&ldo;检索时间&rdo;为宗旨，以提高效率为目的。

&ldo;检索时间&rdo;是什么意思呢？其实它原来是电脑的专用名词，指：从查询、搜索直到获得资料的整个过程中所花费的时间。比如当你在写稿时，遇到不会写的字时，从离开书桌拿字典、到翻开字典找到你要找的词汇，其间所花费的时间，便可用&ldo;检索时间&rdo;来称呼。如果仅仅为了书架外观的整洁漂亮，而在整理时，以书的大小来分类，外表上看起来也许很美观，可是当你想要找到所需要的资料时，却要颇费一番周折。反之，不以大小为分类标准，而以种类来编排的书架，虽然外表看起来凹凸不平，十分凌乱；但以&ldo;检索目的&rdo;的观点来看，却能发挥书架的真正效用，达到事半功倍的效果。

有人说过&ldo;治理整顿&rdo;这句话，意思就是要将东西整齐化。其实，&ldo;治理&rdo;和&ldo;整顿&rdo;真正的意思，应该不一样。&ldo;整顿&rdo;犹如前述的书架，只重外观整齐而不重实用；而&ldo;治理&rdo;，却是不拘泥于书的格式、大小、厚薄等，而以内容为重点，所以能够节省时间，并迅速获得资料。欲提高效率的人，治理的第一步，应以缩短检索时间为当务之急。

2信息整理要以&ldo;个人需求&rdo;为中心为&ldo;个人&rdo;而作的信息整理，不必考虑他人的立场，只要自己方便使用，不管别人的看法如何，这样就是最好的整理方法。例如：百科全书的封面，原本是为了美观和收藏而设计的，如果你把它全部去掉，做为自己的枕头，而且将整套书放在容易看见的地方，甚至在书架上划上每一本书的固定位置，这是很好的做法。当然，在客厅的书架或壁炉上放套百科全书，是再好不过的装饰品了。实在不该这样地对待百科全书，但是，如果站在百科全书的本意上，你的作法才真的是&ldo;物尽其用&rdo;。毕竟，需要百科全书时，总能以最短的时间取得想要的资料。

在信息整理上，一旦顾虑太多，就无法发挥功效。在整理时，必须以&ldo;自我需求&rdo;为原则，并且以缩短检索时间为目的，如此才能设计出一套适合自己的整理方法。但是，费心所设计出的整理方法，即使未参杂其它的因素，实行后，却发现所需的检索时间要比整理前更长。因此，这一套整理方法就要重新再研究了。

3信息整理以迅速为收集原则最近，在较具规模的百货公司或文具店里，可以看见一些资料整理用品的陈设专柜。实际上，那儿只是摆了一些琳琅满目的&ldo;道具&rdo;。另外，许多商业杂志中也设立了以&ldo;介绍资料整理用品&rdo;为主题的专栏。商业界很多人喜欢在办公桌或抽屉内摆上一堆&ldo;整理专用品&rdo;，已经成为一种流行风cháo。这并不是要诽谤这些商品，而是很值得怀疑，它们真能适合每个人的需要吗？

如果你过分依赖这些&ldo;道具&rdo;，并一味以它的用途来整理，而不根据个人需求来利用，整理效率就一定会大打折扣。例如：在剪报时，很多人都会先用圆珠笔将想要收集的资料划上记号，然后再用剪刀裁下来。不论在公司或家里，只要用具齐全，进行剪报工作十分方便。如果有一天你在车上看到报纸上有一篇合乎需要的资料时，又该怎么办呢？那时手边什么用具也没有，只好暂时放弃了；如果你整天都在外面约见客户，等回到公司或家里时，对那篇重要的报道，大概也忘得一干二净了。这种情形屡见不鲜，令人烦恼。

西方有句谚语：&ldo;幸运女神只有刘海&rdo;，是指当幸运女神与你相遇时，若不赶快捉住那撮幸运的刘海，等到她与你擦肩而过后，后悔就来不及了，这是警惕世人要把握稍纵即逝的&ldo;时机&rdo;。整理信息也是如此，若过分依赖麦克笔、剪刀、美工刀、尺子等工具，而错失收集重要报道的机会，就如同与女神相遇却不能及时抓住她的刘海一般。离你而去的女神，是不会再次对你挥手的。由此可知，看到对于自己有价值的信息时，就像看到女神的幸运刘海一般，立刻捉住不放。所以，无论身在何处，只要看到所需的信息，就应该&ldo;刷&rdo;地一声，尽快地把它撕下来。这里所指的整理方法，目的是希望读者不要过分依赖&ldo;道具&rdo;，能加以利用&ldo;撕&rdo;这一独门绝招，即以简单、快速的方法来完成资料的收集。

4开始收集信息时，不要希望有&ldo;完美品&rdo;的出现&ldo;撕&rdo;这一绝招，能使资料尽快到手，且无须借助其它用具。这与信息整理有个共同点：节省时间。许多人在整理信息时，都是3分钟热度，过没多久就把它一脚踢开。这些人常说：&ldo;收集信息最主要的是&lso;知道&rso;就行了，收集后还要再整理，太麻烦了？？&rdo;，这些人认为信息整理只要做就可以了，无须仔细过滤，以致于开始做没多久，就有挫折感了。

对于这类人，现奉送他们一句：&ldo;信息整理力求简化&rdo;。这才是最好的方法。剪报时，看到认为需要的部分，就立刻撕下来，然后把剪报贴在活页纸上，等累积到某种程度后，再考虑重新分类整理。刚开始，应先考虑&ldo;什么样的信息比较适合自己？&rdo;等因素，然后订出收集的标准，还要腾出宝贵的时间去完成它。可是，如果最后发现离&ldo;完美品&rdo;还有一大段距离时，就会十分泄气。

奉劝各位管理者，先经过一段时间的收集，再整理这些信息，千万不要以为&ldo;这是完美的信息&rdo;。毕竟，在信息整理中，&ldo;完美&rdo;是无法达到的境界。事实上，如果有&ldo;为了获得周详的信息整理而投入过多的时间的人，简直是傻瓜&rdo;的认同心理，再做信息整理时，大多能得心应手，事半功倍。而且熟能生巧，渐渐地也更能有效率地整理信息了。不断地改进之后，必能设计出最佳的整理方法，在不同情况下加以应用，发挥它的功效。例如，为了能高效地整理繁杂业务，你绞尽脑汁，设计出一位得力助手‐‐&ldo;信息检索秘书&rdo;，它使你在工作时能迅速获得你所需要的信息。