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第165章（第1页）

收集资料中，常会发现和原有资料档案相同的文件，如果袋子已经装满，只好再填写一个袋子，放在原资料档案后再编号即可；（7）工作结束后，将原来使用的袋内资料重新检查一遍，舍弃不需要者，然后根据原排列顺序上架；（8）再利用和整理。每次取出档案使用时，都要顺手整理一下袋内的资料，不要的一定要丢掉，这样才不会造成资料泛滥；（9）总整理。资料和饮食一样，如果放任不管就会落入无限膨胀的地步。因此每隔一段时间要整理一下档案柜，丢掉不需要的项目。像改用其它档案架、改变书桌方位、大清扫时都是整理档案的好机会。

13设定目录的原则好不容易保存起来的资料，如果不能迅速找出来使用，则完全没有意义。

因此在设计整理系统时，一定要注意这个问题，而其中的关键是目录的设定方式。

设定目录的基本原则应该是：首先出现于脑中的字眼，就是目录的主要关键字。

每个人的思考方式都不同，但各有各的&ldo;固定思路&rdo;，都有自己的一套逻辑方式，在处理袋式档案的目录时，就要考虑这种逻辑。利用这种浮现的语言作目录有一个好处：等自己想再找这个档案时，一定会想到这个字眼；设定目录时要不断地尝试，直到找到自己的逻辑方式为止。

14用个人电脑检索目录完全以记忆关键字来找资料档案，500个已是极限，500个到1000个是记忆模糊阶段，而2000个以上，脑子根本就不管用了。如果档案数已经发展到这个阶段，不妨使用个人档案来处理目录，然后再找档案。

通常在设定档案目录时，不妨再依档案内容设定第二个档案，把关键字写在纸上，输入个人电脑时会方便许多。即使现在没有把目录输入电脑的打算，也不妨做这样的准备，将来也许会用得上。如果袋式档案数目少，还用不到个人电脑的卡式档案时，利用文字处理机同样可以达到目的。

15使用&ldo;袋式档案系统&rdo;注意事项正确使用&ldo;袋式档案系统&rdo;应注意七个事项：（1）袋式档案系统以&ldo;角型2号&rdo;信封做道具，主要用来处理纸资料；（2）袋式档案系统既便宜又简单，容易执行，是懒人最佳整理术；（3）袋式档案系统可以瞬间统一文件、笔记、照片、书信等资料的规格；（4）袋式档案系统在整理资料的同时也能发挥管理功能，多项工作同时进行时可预防混乱；（5）袋式档案的目录是利用个人的思考逻辑制成的；（6）资料整理最好以字母为排序原则；（7）为了提高袋式档案的工作效率，每次使用档案时，要有勇气舍弃不需要的资料。

文件资料整理技巧80年代初期，世界突然出现一个新名词‐‐&ldo;办公室自动化&rdo;，自此震撼商界。在一般人的观念中，&ldo;自动化&rdo;是指工厂合理化、效率化，现在把这个名词用到商业部门，才创出&ldo;oa&rdo;的名词，但到底&ldo;oa&rdo;是什么？要做到什么地步？却至今无人能确切地解释。

在许多争议中最引人注目的是&ldo;纸&rdo;的地位问题。有人认为，经过办公自动化后，所有的商业文书都会被电脑和文字处理机取代，&ldo;纸&rdo;将在办公室中消失。多年来的事实证明，这个理论仍只是一个理论，并未在生活中实现。电脑和文字处理机初期的技术并不成熟，操作性和携带性都很差，因此一直不能取代纸的地位；直到90年代的今天，情况也未见改观，纸的消耗量反而因为oa机器的大量使用而与日俱增。在oa机器上做成的文件，并不能拿在手里反复翻阅，结果大多数的人总会说：先印出来看看吧！结果只有更增加纸的用量。从以前到现在，资料整理的最大课题都是：控制泛滥的纸资料。

1整理文件的基本观念（1）当机立断的勇气各式各样的文件资料、电话留言、企划表、进度书、复印本、备忘录等，正一步步淹没管理者的工作环境。在信息泛滥的时代，任何文件都要经过两种选择：a是否有保存整理的必要；b是否应该舍弃。考虑这两点后，就要马上决定处理。

取舍的时效非常重要，很多人都觉得无所谓，可以待会儿再做，但一旦有了下次、明天、月底的念头后，人就不会处理它了；永远不要存着&ldo;暂时保留&rdo;的想法，现在不处理，以后每过一天，处理的功夫就得增加一倍。一定要记住：要保持整洁的工作生理环境，就得想法成为&ldo;当机立断&rdo;主义者，绝不能躺在文件垃圾山上。

说到&ldo;当机立断&rdo;，其实就是一种舍弃的&ldo;勇气&rdo;。管理者也许很容易决定丢掉一些随手涂写的笔记、纸张，但一旦碰到工整的电脑文件、精美的书籍、手册和杂志时，你还有勇气这么做吗？

没办法让管理者下定决心处理的文件，通常是：a丢掉太可惜了；b也许什么时候用得到。纸张印得太精美总让人舍不得丢弃，尤其书籍更是如此。

不过，除非个人财力能负担极大的收藏空间，否则舍不得丢掉，只会破坏自己的工作环境，无论觉得多么可惜，该丢的就必须丢掉。这是不产生工作空间爆炸的一种危机管理。在不忍心丢弃的文件中，有些是体积庞大、使用机会少、但搜集不易的文件，像这种文件的收藏空间成本，应交给公司负担。

碰到这类文件、书籍时，不妨捐给有关单位，不但是一种义举，而且将来使用时也一定找得到。

有些擅长处理资料的文字工作者，常定期把多余的书籍捐给地方图书馆，必要时再去借阅，这完全是运用图书馆不能拒绝赠书的优点。

（2）&ldo;边读边丢&rdo;法&ldo;无法处理&rdo;有时候就等于&ldo;不知如何处理&rdo;，心中毫无取舍的标准。整理者应该掌握一项基本原则：将来能再度取得的资料，当下就要丢掉。对商界人士来说，报纸、杂志上已经公开的一般资料，使用率并不高，反而是一些不成文章的数字、描述才是真正有用的信息。现在电脑和电话传真的通讯功能愈来愈普及，一通电话或电脑连线就能得到的资料就可以丢弃。或者退一步想，只要把非常必要的资料剪存下来，其它的叙述不看也行。报纸和杂志是很占空间的，最好是一边读就一边撕、剪、割，读完了，该留的已经处理完，其它就送进垃圾筒了事。

拿到资料时，就应鼓起割舍的勇气，做到眼、脑、手并用。唯有如此，才不会在&ldo;垃圾堆&rdo;中工作。

（3）舍弃多余的复印资料复印机愈来愈普及，功能愈多样化，其后果之一就是&ldo;垃圾资料&rdo;愈多。

人们常说的&ldo;信息洪流&rdo;并不是多样信息满溢，而是同样信息重复出现。这种&ldo;重复信息&rdo;的盛况因为复印机的普及而更上一层楼。你一天不知要在办公室内听到几遍&ldo;先复印出来再说&rdo;？人在工作时总有个微妙的心理，比如&ldo;不管有没有必要，先把资料复印下来再说&rdo;，似乎这样就可以宣告工作结束一样。

复印机在办公室中，扮演了文书处理镇定剂的角色，这种由信息机器所产生的心理效应可称为&ldo;信息镇定&rdo;。为了克服这种浪费，要痛下&ldo;只在必要时复印&rdo;的决心，尤其在现代社会，有时候浪费资源可称得上是一种犯罪行为。