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第132章（第1页）

22在&ldo;单纯作业&rdo;时间，利用耳机充实自己在&ldo;单纯作业&rdo;时间里，最适合利用耳机来充实自己。工作中有复印之类的单纯作业，在复印时间内，可趁机学习语言或准备某项考试，因此可随身携带小型录音机。经由耳朵的刺激，更可提高学习的成效，当然复印的工作也可以不受妨碍地顺利进行。在办公时间就比较不适合了，但在离开座位去做某种单纯作业时，推广这个一举两得的点子是科学的统筹方法。

学会整理信息1邮件在登记以后，再保存一段时间办公室每天都会收到相当多的邮件。如果在收到后不立刻处理的话，将变得混乱不堪，以致无法收拾。为了处理好邮件，应采取这样的方法：首先，把收到的邮件、明信片等，都盖上当天的日期。对于收到的邮件，应尽早地过目。不过，有时碰到急事，或到外地出差时，就无法在当天过目邮件。如此一搁置就是好几天，很难判断邮件寄达的日期，甚至迟迟不会回信。为了避免这一点，邮件一寄达，就盖上当天的日期。盖上日期的印戳位置，应选择寄信人姓名及住址的左上端。如此处理后，不管寄件人的姓名、住址书写于信纸表面或背面，反正年月日都盖在旁边。这样，就可以一目了然，对以后的分类很有帮助。再下来就是看过的邮件处理方法。办公室有一个&ldo;人事录&rdo;的档案，里面记载着有关人事的信息。例如，搬家的通知、婚礼的通知、诞生和死亡等资料。反正，收到这些有&ldo;变化&rdo;的邮件，就一律把信息转记于&ldo;人事录&rdo;里面。如此，吸收了必要的信息之后，这些邮件就如同废物。

不过，你并不立刻把它们扔掉，仍旧保管一段时间。因为一旦扔掉原来的资料，遇到转记错误，或者误认事实时，就无法证实。在处理邮件时，不管是在家里或者办公室，都在脚旁放置一个垃圾筒，把不必要的东西扔进去。

2电话的使用法以办公室来说，每天都会接到大量的电话。打电话来的人，其目的不一。

有重要的急事，也有售货店打来的推销电话，更有不关痛痒的&ldo;打哈哈&rdo;电话。电话最叫人感到不便的是亲自去接电话，否则，根本就不知道对方的用意。如果说每一个打来的电话，都要一一接听的话，则大半天用于听电话可能还嫌不够呢！同时，对方来电找某个指定的人物时，碰到该人物正在接听其它电话，或者会客时，只要接电话的人答以&ldo;他正在讲话中&rdo;或者&ldo;他正在开会&rdo;，打电话的人肯定会说&ldo;那么，我会再打来？？&rdo;而且，一旦挂断电话，谁也不敢保证他是否会再度打来。这样的话，将无法跟有急事待办的对方联络上，甚至错失机会。这样，在办公室里，不管是&ldo;谁&rdo;打来的电话，秘书都会答以&ldo;请你稍等&rdo;，然后，再把留言条递给你。事先，就跟秘书决定好处理电话的记号。例如你在秘书递过来的留言条上写&ldo;w&rdo;的话，那就意味着&ldo;请对方稍等一下&rdo;，写&ldo;t5&rdo;的话，则表示&ldo;5分钟，管理者会打电话给对方&rdo;。如此，虽然在接待客人，或者正在打电话，仍然可以迅速准确地应付各种电话。

3备忘字条必须写下基本要素对管理者来说，电话是最重要的通讯手段。不过话又说回来，如果使用方法不当，那么在时间或者效率方面，都会受到损失。因此，应自制&ldo;电话处理窍门&rdo;，以便能迅速地处理电话业务。如接到电话时的备忘字条，一律采取统一的书写方式。新闻用语有所谓的&ldo;5w&rdo;，规定办公室的人员也使用&ldo;5w&rdo;的书写方式。即&ldo;何时&rdo;、&ldo;何人&rdo;、&ldo;何事&rdo;、&ldo;何地&rdo;、&ldo;如何处理&rdo;五个部分。备忘字条如果包含这些要素，只要看过备忘字条就可以处理，自然可以节省很多时间。

4内容比较杂乱的电话，可按不同的目的书写在不同的备忘纸上如果对方打来的电话包含很多目的，那就一面听电话，一面把目的分别书写在不同的备忘纸上。即使是接打给自己的电话，也最好把内容记载于备忘纸上，如此才不至于弄错，看起来一清二楚。例如，业务单位一打电话来，往往会涉及法律、税务，以及国际等问题。遇到这种情形，如果又杂又长的全写在同一张备忘纸上，隔不久之后再看，可能就会费力，以致不得不重新写在别的字条上。这样就多费时间，也不利于提高效率。因此，遇到这种情形，你都应一面听取对方的话，一面根据不同的目的，分别书写在不同的纸上。这样做的话，整理起来很容易，而且也能避免错误。

5打电话时如果接电话者不在，最好也把目的说出来给某人打电话时，遇到对方不在，一般人总是会说&ldo;那么，我以后再打来&rdo;。或者&ldo;请他回电话给我好吗？&rdo;接着就把电话挂断。但是你不应采取这种方式。即使接电话的人不在，也应把目的告诉接电话的人，因为等着跟对方亲自交谈的做法，实在是效率很低的一件事情。就算旁人替你接电话，对他说&ldo;请再打电话来？？&rdo;，如果他打来电话的时候，碰巧你又不在，那岂不是又浪费很多的时间？如果对接电话者说出要点，他就会把&ldo;话&rdo;带给对方。甚至接电话者就能直接解决你的问题。对管理者来说，除非必要保密的范围，否则，不一定要等到某人来接电话时才说出目的。为了减少不必要的麻烦以及节省时间，不妨把&ldo;目的&rdo;告诉接电话的人。

6请对方在指定时间内打来重要电话为了有效地利用电话，不妨请对方在指定的时间内回电话。有些人不会在电话里把目的完全表达时，往往会说：&ldo;以后，我再打电话给你。&rdo;遇到这种情况，一定会毫不放心地问他&ldo;我何时接到你的电话呢？&rdo;因为有很多人口口声声地说&ldo;以后再打电话给你？？&rdo;然而，却是黄鹤一去不复返了。有些人虽然不会食言，仍然会打电话来，但是，往往得等上一二个星期，实在叫人干着急。如果，一开始就请对方决定打电话的时间，他就不好意思食言，一定会按时打来，你当然也不必心急，更不必为了等对方的电话，而呆在家里不敢出门。为了提高工作效率，不妨活用这种&ldo;指定时间&rdo;。

7从出差地给公司打电话，必须先计划好时间在指定时间内打电话或者接电话，对于出差等情况也十分有效。从出差地跟公司打电话联络，是一件非常重要的工作。反过来说，公司跟出差人员打电话联络，也是一件不可缺少的工作。然而，好不容易打了电话，却碰到对方不在，或者正在讲话，使得简单的目的无法传达。为了防止这类的&ldo;麻烦&rdo;事件，在出差以前，一定要说好每天往回打电话的时间，以及指定接电话的人。这样，遇到你从出差地往回打电话时，就能够完整地指示部属，同时，部属也会完整地告诉你，在你不在的时间里，有谁打电话来，发生了什么事。如此，就能够迅速正确地做出指示。又如在清晨及夜间，办公室没有人的时候，为了方便联络，都应活用电话录音，以高效地利用时间。例如你在从事片刻不能离开现场的工作时，一旦电话中断，效率就会大打折扣。遇到这种情形，不妨使用电话录音的方式。必要的话，可以每隔一段时间，听取电话录音的内容，再给对方打电话，如此才不会怠慢对方。