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第176章（第1页）

资料整理的笔记法中，最重要的不是写入多少字，而是它的内容适用与否和资料是否易于活用。管理者就是基于这两项原则，才决定采用单面笔记记载法。

管理者笔记本一律采用横式书写，最上面是大标题，例如第一行写着杀人事件的标题，次行是凶手资料，最下面详细注明发生的经过，然后再加上判决内容等等。这时仍以&ldo;活页纸&rdo;、&ldo;单面使用&rdo;，以及实行新陈代谢为原则。若无法集成一册，先依次在上面写上大标题等细节，打上顺序号码。

如此，万一资料不慎被分散，只要一看标题顺序，仍可迅速归位。

虽是按照顺序排列，但管理者常作改进。比如单面记载，就是考虑到翻阅浏览时能迅速进行，一入目即了解内容。至于顺序编排方面，若觉不妥，应立刻作调整。若是双面记载的话，就没那么便捷、省时了。

需要复印时，单面也快速多了，且可自动操作，一点也不费事。若两面都有资料的话，就很麻烦了。另外，多使用条列式简单明了显示资料的方式，尽量留下空白，使查阅时更为快速。

这种笔记记载法，乍看似乎不具特色，但因收集内容符合实际效用，而且因单面使用，使查阅时间大幅缩短，效益颇大。

12活页纸以打孔方式处理报纸或杂志的资料收集，都以b5尺寸为统一规格。然后在资料两侧打孔，最后予以装订成册。同样地，笔记也是在活页纸左右两边都打上26个孔。

打孔的理由，是为了统一资料，便于浏览。例如在某一项主题之下，a与b相互关连时，可将两份资料装订在一起，并列对照。在公共场所或车上，也可拿取自如地查对、参考，实在很方便。这类将笔记，活页卡化的收集方式，对资料的分类、替换应付自如，而且装订成册，也很方便。只是这种笔记需要自己动手制作，市面上没有出售。

除了可以享受独创的乐趣外，或许也可申请专利哩！

13活页插卡式记事本，数量可不受限制一本受商业界欢迎的杂志，曾以&ldo;记事本的活页术&rdo;作专题报导，配合照片介绍各界名人的记事本用法。例如将计划表作成任何人一看都能了解的形式，并且举出多位知名人士的记事本为例。对卡文先生而言，看到这类记事方法，反而觉得是件苦差事。为什么呢？太麻烦了！所谓记事本，是为了备忘事情而随身携带的小本子，应该记些最新的资料。总之，记事本应是记录一天中与自己有关的事物。

一般不赞成在记事本上写得满满的，应使用一天一张、活页式为主的记事本。至于记事的时间，可利用归途的车上或睡前，记下已完成以及隔天必须做的事；对于已发生的事项也须记下，一天一页，若不够使用时，可随时增页。由于采用活页式，所以补充十分方便。

第二天，处理记事本上所写的事项时，按照原先计划，不拘顺序，从最重要的事开始进行。每完成一件，就用红笔划去。没完成或做不完的事，也写下理由，再挪写到第二天。当一张活页纸划满红线时，就把它抽出，放到留存用的资料夹内。

对有关自己的事，一定坚持要登载在记事本内。例如计划表的留存，不仅今年，连前年、去年的也一定存有档案。即使去年某一时期所作的任何事、和谁见面等的正确日期，一定都有记载。此外，工作时看到有趣的资料，如随手剪下来的出版小广告等，一律放入透明的资料夹中。

管理者记事并非一成不变，也常因当天的内容而作调整。总之，传统格式化的记事本，对管理者反而是一种束缚，因此，记事本的制作，需要亲自动手，才不致本末倒置。

14多利用公司内部术语，使记事内容记号化、简单化一些在外奔波的商业人士的记事本，往往写满了密密麻麻的访问行程，乱七八糟。主要原因是他们不知多加利用代号使其简单化，所以一句话常拖泥带水。如果将&ldo;下午三点打电话与a公司联络&rdo;，以&ldo;十五点a电&rdo;表示，不是很简洁吗？对于重要的事件，还可打上红色圈圈，以提醒自己。

这种使记事记号化、简单化的方法，是大部分人都能办到的。管理者曾在这记号方面下了不少功夫，而且将记号变成管理者与职员间的共同语言。

只要管理者写下这类代号，公司职员必定能明了管理者的指示。例如委托打字小姐打字时，管理者使用简单的记号，象&ldo;b&rdo;代表文章中要留空格，&ldo;r&rdo;

表示要重复，&ldo;n&rdo;表示内容证明，&ldo;律&rdo;表示律师等等。

由于工作繁重，需要委托部属分劳，为了使事情能顺利完成，或避免任务的重复委派，就得注意指令的传达。

以记号下达指示或写上简字代号等，可节省很多时间。所以无论哪一家公司，都应将公司最常使用的术语或规程，全部以代号表示，且采用横式写法，复印后发给公司同仁每人一张，主要是希望指令处理方面能够统一。如此，在打字时，便无须多加赘言，或反复叮咛，打字小姐便能顺利完成工作。

如此一来，对于业务忙碌的公司而言，的确可节省不少困扰及时间，帮助公司每天工作的顺利进行，这是整理术中一项令人意想不到的成果。

15能让人辨知内容的记事方法是不明智的所谓&ldo;记事&rdo;，是随时、立即、迅速记下的意念，所以能辨知的人应很少。的确，象这种灵光一现立刻写下来的意念雏形，往往不是很有效用的资料。所以，偶有疑难或有新的构想时，就立刻记录下来，并且每天花点心思，将其处理，可行则存，不行则丢掉。象这样将瞬间闪过脑海的构思加以记录并整理使其活用，也应算是善用大脑的表现。为了将这种构思传达给公司同仁，就得使用共同术语，使其快速传阅，发挥高度的效用。

公司、家里的电话留言，也是十分重要的。对于&ldo;何时及何人打来的、内容、处理方式&rdo;等都要详细记载。总之，理想的留言，应是不论是谁接电话，只要看留言就能处理事情。这就得多花点心思了。

公司中，在电话的应接上，问出对方来电的目的是最重要的。管理者规定统一方式来作记录。譬如对方没说其目的时，我方必须主动询问；收线时，更要说&ldo;再联络&rdo;等话；为了慎重起见，更要请教对方的尊姓大名、公司名称、电话号码等等，而且要全名，不要只记录张、李等姓氏。详细的留言方式，使事后处理时，十分省事而方便。

传达留言也是一种很重要的资料。记录不完整，即使字迹整齐，也不具任何意义。留言也算公司重要资料之一，所用术语仅公司同仁了解即可，不要用易令人辨知的方式书写，才是确保公司资料的明智之举。

16将简洁、正确的留言当作资料加以保存留言是便条纸使用b5规格，留言部分不注明由谁记录，而以共同代号写下，但有三点必须牢记，就是&ldo;主旨、时间、事由&rdo;。

从主旨可直接知道对方是谁，必要时冠上主题，更可明了其留言的目的。一看到留言标题，即可明白这份资料的内容大纲。经过整理，便成为一份重要的信息。然而，为免流于道听途说之虞，凡由他处传来的信息，记录完毕后，以最短时间证明其真实性，再以简单明了的形式书写于规格纸上整理入档，可使这类资料成为一种重要信息。