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第156章（第1页）

工作进度管理表范例：

姓名分类各区动态

使用者现状

abcd

●政府的专题采访

□办公室女性使用电话概况■主妇的电话生活

未来

技术

未来电讯动态

海外动态

●光纤通信

●资料库data通信

△交换机■传真机多功能电话

■美国的参与问题

▲法国的迷你电话

■费率

▲合同

○资本

从前面的实例，大概可以得知：（1）从&ldo;使用者现状&rdo;和&ldo;海外动态&rdo;来看，资料显然不足；（2）&ldo;使用者现状&rdo;仅使用电话采访，应考虑面对面的沟通方式，另外最好加入&ldo;商界使用现状&rdo;资料；（3）&ldo;海外现状&rdo;只有一个例子绝对不够，一定要取得世界各国资料；（4）有关&ldo;未来电讯动态&rdo;部分，应考虑增加&ldo;行动电话&rdo;动向；（5）&ldo;未来技术&rdo;一项，应该收集总论式的文章；（6）从工作人员的资料来看，b的工作显然太轻松。要么让他分担别人的工作量，要么就分派新的工作；（7）c要完成的项目很多，可以把&ldo;传真机&rdo;的问题转给b解决，而在&ldo;未来电讯动态&rdo;项目上，应该把重点放在未来技术方面；（8）d应该转向收集综合性的资料，并担任其他人的后援。

经过这样反复检索后，工作数量和质量一定能大大地提高。当然，工作进度管理表不仅只应用在收集资料的工作上，而且也适用于其它行业。

收集资料的工作规则收集资料时，即使是个人的工作，也应该有一套工作规则。一旦开始收集，就会发现大量繁杂的、各式各样的和规格不一的资料有如cháo水般地四处涌现，尤其以小组形式进行工作时，到手的资料更是混淆不清。这时，工作规则是能处理这种混乱状况的唯一工具。

统一格式是制定工作规则的主要内容，在分工越来越细的现代工作中，只有统一格式，才能同时发挥专业分工和综合表现这两种优势。一般地，统一格式可从下列四个方面着手：（1）统一内容规格根据经验，内容规格的设定最好能用文字逐条描述和记录，空口说明的效力是会逐渐消失的，白纸黑字才能存证。就像前面提到的原宿竹下路调查计划，一共动用14名兼职记者、10名工作人员，回收样本460份。如果没有事先规定内容，可以想象有多紊乱。因此用问卷代替采访笔记，用固定规格用纸代替一般回函来做资料管理。这个方法后来被日本电台采用，下面这个表格是他们采访新闻时的使用范例。

日本电台采访表：采访对象：采访者：1当你面对麦克风时，你眼中的采访者看起来感觉如何，请说明。

2当你面对麦克风时，觉得自己和平时有何不同，请具体说明。

3请说明个人第一次上广播节目的经验。

4请说明个人和广播接触的经过。

5请说明个人收听广播后的最大收获是什么。

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（2）统一用纸规格任何资料收集工作到最后都要以纸面处理收场，处理资料的机会再多、再进步，没有纸面资料协助，还是很难进行处理。在80年代办公自动化热cháo刚起的时候，很多人都宣告纸类将从此在办公室消失，自动化机器将取代纸类成为办公室的新宠儿。事实上，文字处理机和个人电脑果然成为新宠。但这些机器吞吐的纸量，却如洪水一般淹没办公室。

信息媒体之所以取代不了纸，是因为目前找不到任何替代品能像纸一样，不拘形式、任意涂抹、方便检索、容易携带、价格便宜、着色便利，而且能迅速复制加工。纸的概念将永远存在，无法泯灭。但是纸资料不断增加，无限量地堆积也不是办法，它非常容易造成混乱和浪费，所以在开始收集资料时，就要找出最容易整理的书面资料规格，把纸张用量压到最低。一般使用的纸张规格不是a，就是b，学校的考卷是b4，b4的12是b5，是一般笔记本的大小。办公室中使用的纸类尺寸大多为a4，也有人用是a4两倍的a3纸，不过一般商用文字处理机和印表机的标准用纸还是a4最让人困扰的是政府机关送达的文件总比a4稍大，看起来像b型纸，但比较起来又比b4小；在邮递时必须折两折，以b5纸处理，在保存b型纸时也常要反折。根据经验，a4纸已经足以应付书写资料用，如果读者够细心的话，应该会发现报纸的14和a4纸几乎大小一样。

要混合处理a、b两型纸规格是很麻烦的，就算放在同一尺寸的档案夹或书柜里，也会参差不齐，所以保存性的书面资料还是统一用a型纸比较容易处理。总之，开始工作前，一定要先决定用纸尺寸的统一，最理想的规格当然是a4，不过，还是要根依工作需要而定。无论如何，统一用纸规格一定要以提高工作效率为原则，不能反客为主。

（3）统一机器制造资料的规格不管资料的形式有多少种，在进行收集时总要选用一种媒体来记录。&ldo;听人讲话&rdo;也是一种方法，但是&ldo;脑&rdo;这种媒体的正确度和记录长度不但有限而且可疑，所以人们才发明文字笔记的方式；而最近几年打破传统文字媒体形式的工具是电子信息记录媒体。最先成为电子信息记录机的明星分别是录音机、个人电脑、文字处理机、录像机等。虽然各种不同功能、机型的新记录器陆续上场，但这些正在发展中的媒体还无法转换互用，在规格上更不统一，所以在开始收集资料时，也要选择电子媒体的规格。此外，因为各媒体优劣各异、各有长处，所以一旦决定了某一种电子媒体，就要有一用到底的决心，不要在中途任意转换。譬如说现在有人用vhs尺寸的带子作取材工具，也有人用8录像带记录资料，如果两者混用，在整体上会出现大的混乱。

同样地，如果资料收集是由工作小组共同完成，那么大家使用不同的电脑规格处理信息、存入碟片，以致最后转存资料库时，一定会发生极大困难。

所以，收集前的规格统一整理，恐怕要多花一些时间考虑和设计。

（4）收集到的资料最好是原始文件资料和任何传闻、谣言一样，只要经过人手，一定多少会变质，产生&ldo;以讹传讹&rdo;的效果。即使是处理同一件事情的不同报道，文章中理应相同的关键处也会出现差异，这也是管理者每天要看好几份报纸的原因。因此，在收集、引用文献和参考资料时，一定要调出原始文件，千万不要引用&ldo;别人的引用文&rdo;。虽然这样会很麻烦，但却是收集和使用资料的重要原则。误用二手资料的后果都相当的严重。因此，在收集资料时，一定要找到最原始的来源，即使找不到原件，也要了解情况，确认事实。

&ldo;资料收集的基础&rdo;摘要：（1）收集资料时，要遵守&ldo;动员最少人力、花费最短时间、耗用最低经费&rdo;的三原则；（2）制定收集资料的目标时，应先经过讨论和沟通，再列出与主题有关的项目；（3）一定要随时提醒自己设定最终产品的规格和形式；（4）多人进行多项工作时，可利用&ldo;工作进度管理表&rdo;控制质量和进度，并随时检索、修定流程和目标；（5）随时注意统一资料内容、规格及信息机器的格式；（6）绝对要坚持收集&ldo;原始文件&rdo;的原则。