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第173章（第1页）

在卡文先生的公司里，收信后都会用日期戳盖在信件上。明信片的地址正、反面不一，甚至两面都写有地址、姓名；有些信封常印有所属机关单位公司的名称‐‐每当他整理这类信件时，一定会将收信日期、寄信人姓名、公司、名称都详看清楚。平时只要看到广告函件之类的，根本不用处理，直接就丢进垃圾桶。

邮件盖上日期戳后，就要开始着手分类，而且分类工作最好每天都进行，因为随着数量的增加，最后就得花费更多时间来处理；尤其每到年关，就会收到为数不少的贺年卡，若不尽快处理，等时间一过，就毫无意义了。

公司在收到贺年卡之后，仍依照英文字母顺序排列，很容易查阅。在检查时若发现因迁移而失去联络、没有记录的朋友或客户，便可以赶紧补寄。

既然这是对方主动联络，就应赶快依据新地址记入通讯录和人才录中，以备日后联络之用。

除了贺卡外，信件大部分都是与工作有关。由于卡文先生从事会计师和律师的工作，所以办公室内挂有两种不同的记事板。事先准备分类的箱子，将信件按照工作性质分类编排。若不按照性质分类处理信件的话，往往须费时查阅，事倍功半。所以一定要将信件分类处理，缩短检索时间。

11用装书的外壳整理明信片最适当很多人都不懂如何将信件分类处理，或烦恼分类后又该如何妥善保管。的确，贺年卡或问候卡大多以明信片为主，这些明信片没有长久保存的必要，大多以一年为保存期限。

卡文先生常拿装百科全书或公司年鉴的书壳装明信片，最好书壳的大小和明信片差不多。

书壳的用途原来是为了保护书本不受损毁，同时也兼具装饰功能。对经常用到百科全书的人而言，寻找书壳不是一件很麻烦的事。其实书本在出售时，都已经将书壳的费用包括在内，一般人也都不会刻意地把它丢掉。若将明信片放入书壳内保管，就很具经济效益了。

卡文先生常在办公室内的书架上摆了几个书壳，按照英文字母顺序、年度别，将贺年卡、问候卡放入壳中妥善保管。若把前面所介绍的通讯复印本，配合这些明信片，就能使检索工作更加完善了。

12贺年卡是人才录的宝贵信息来源除了贺年卡、问候卡或公务书信外，从亲朋好友处收到其个人近况的信件或明信片，大部分都是些调动、结婚、生孩子、过世等消息。卡文先生将这些变动资料事无巨细地都记入人才录中。对于这种信息网络，往往一般人都知道方法，只是不愿起身而行罢了。如前所述，只要新的信息出现，一定要纳入人才录的卡片中。尤其对于乔迁、结婚、生孩子、死亡的日期，必须随同寄来的书信或明信片的收信日期，一并记录，这就是&ldo;人际资料扩为人才录&rdo;的一大整理原则。

因此，已记录于档案内的重要信件或明信片，都须妥善保管一段时间。当然，这些信件或明信片的重要事件已转录在人才录上，所以不会再用到它们，但是为了慎重起见，仍将它视为原始资料而暂且保留。

报刊杂志整理技巧1报纸的报导，应当场撕下最常使用的信息媒体，大概都是印刷品吧！以报纸来说，它每天都刊登有巨大篇幅的世界动向，以及政治、经济、外交、社会等新闻。对于从事国际贸易的商人而言，报纸是极重要的收集最新资料的媒体。这类资料的收集大都利用剪报的方式。

信息的收集利用并不只限于报纸，因此，信息整理须以&ldo;无论方法为何，须以有效、迅速、合理地使用已到手的信息&rdo;为原则。

卡文先生的剪报法的特色，是除了前面所说的&ldo;有效使用所收集的报纸之外&rdo;，并以&ldo;节省整理时间&rdo;为重点。

平时，阅报时，一看到重要的报导，便当场将其内容及日期撕存下来。一段时间后，把堆积如山的剪报交给秘书，并吩咐秘书利用工作空档进行处理工作。他事先拟好一份分类标准表，秘书在整理时，就能依据此表分门别类。

为了统一起见，秘书将整理过的资料，全部复印成同一规格，然后将成叠的复印资料，按照帐册的方式打洞，再和剪报一起交到卡文先生手上，再作最后的校对工作。正确的资料，就将其复印本按分类入档，原始剪报部分就舍弃；若秘书剪报复印错误，也可重新复印整理，以求正确地收集资料。

上述剪报工作，只作资料的选择、撕存和校对的部分。复印、打孔、分类等工作则完全委托秘书帮忙。由于这并非复杂的工作，他自己的妻子或小孩都可胜任，也可请他们帮忙。剪报工作，以&ldo;简化整理手续&rdo;为目标。报纸在一年中除了几次漏失外，大概每天都会送到。假若稍微偷懒几天，报纸就会堆积如山。剪报工作常会一曝十寒，演变成三分钟热度，主要原因就是由于堆积太多，很容易让人提不起整理的劲头来。

所以，剪报工作的基本原则是&ldo;今日事，今日毕。&rdo;然而忙碌的商业人士，是很难每天都拨出剪报时间的，卡文先生也不例外。为了解决这问题，就得借助他人的帮助。无法委托他人时，自然就得靠自己了。此时最重要的工作就是&ldo;当场&rdo;剪（撕）下所要的资料。至于复印部分，可集中于一周后的周末或假日再作整理。

2最新信息，应&ldo;立即归档&rdo;处理&ldo;委托他人作剪报或复印报纸的工作固然省事，但会不会发生错误呢？&rdo;一定有不少人有这种顾虑。如果按照卡文先生这种办法去施行的话，这种顾虑是多余的。

委托秘书复印、分类之后，须将所要复印的原始资料保留下来，以备复核时，若遇有错误的地方，对照原来的资料，必定可即时发现，并予以补救。

对于剪报的归档处理，为预防分类上的错误，务必在校对时检查一遍。检查资料的复印本时，可以完全以自己的判断为标准。虽然秘书是根据分类表作归档，但还不能当作分类工作完毕而将资料装订成册，应请秘书分类后采用&ldo;立即归档&rdo;的方法，无须装订。

&ldo;立即归档&rdo;是分类项目的最后步骤。将秘书归档后的信息，定期作检查，偶尔也会发现一些错误，立刻重新分类，再归档处理。

剪报工作中委托他人协助的部分，是极重要的一环。明确的顺序及仔细地检查工作，若能切实执行这两点，就可安心将工作委托他人帮助了。

按经验，整理剪报这道手续如能按照上述的原则来施行，发生错误的情形几乎少之又少，甚至可达90以上的正确率。即使无法亲手整理资料，也得花上一点心思在校对的工作上，这也同样能使剪贴簿达到100的实用效率。与个人独立完成工作相较之下，这已是十分令人满意了。

3所有的资料一律复印成同一规格，以便收集采用报纸资料作剪贴时，一般采用复印收集法。当然，不用这种方法收集资料的也大有人在，甚至有人认为直接剪下重要消息，直接归档，可减少时间及金钱的浪费。虽然这种方法十分适用，但假如考虑到能更有效地使用资料的话，花在复印的时间和费用是很经济的。