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第186章（第1页）

c转：离开承段所引述的事实，再引导读者到另一个主题；提出另一个新发现的事实或独特的提案，慢慢加快速度。

d合：用简单明快的语句总结以上所有陈述，为读者快速作结论。至于序破急的结构则如下：a序：相当于起，淡淡举出一件大家都没有注意的事实。

b破：从一个特定观点解说序的内容，并进一步介绍、评述相关的事实，尤其注意最好提出否定论，打破读者的固有观念和一般性期待。

c急：用简洁快速的笔调，强烈地在结论中描述自己的主张。以上两种报告书构造都是在配合人的阅读习性，营造出适于理解和具有吸引力的气氛。

（7）按分类序号决定卡片的阶层构造在心中记牢起承转合或序破急的程序，然后着手排定卡片的使用顺序。

每一组卡片都应该有它自己的流程，并且尝试多种不同的排列组合方式，一直到每张卡片上都有一个最适当的位置为止。

（8）制作糙稿设计图准备一张大纸，按前述排定的顺序，一一贴上卡片，为了便于改换次序，卡片浮贴即可。同时要决定每一部分大约写多少字数，并且注明在上头，这样就完成设计图。

（9）执笔根据一般经验，完成上面八个步骤大概会占写报告总时间的一半，按次序做到这里，几乎肯定你不会频受煎熬而又写不出稿了。在桌上摆好用纸，上一排是资料，左手边是划稿设计图，按设计图上第一张卡片的记载开始执笔写作；卡片上资料出处的号码可以协助你快速找到引用资料，不必从头翻到底，既浪费时间又增加写作过程的不安和烦躁。

2选用文字处理机&ldo;推敲&rdo;文字易懂和高说服性，是我们一再强调的报告书原则，实际应用时可以这样表现：（1）易于阅读的形式以一页400字的文章长度来说，每一段文章大约可以占到3行左右，而且能用2行讲完的叙述就不要拖长到3行；最好用&ldo;因此、所以、然后&rdo;等连接词，免得影响文字的紧密度和速度感。

（2）平易的形式尽量避开难懂或古意盎然的字句，也不要使用非日常用语，造成理解的障碍。

（3）多用比喻、尺寸说明等技巧碰到很难理解的事物时，宁可稍微拉长文章长度，也要具体比喻说明清楚。现在来看看下面的例子。

&ldo;细胞核中容纳的遗传因子本体是dna&rdo;，目前的确有不少人已经知道什么是dna，但这样的叙述还是很难叫人接近了解的，不妨改成下面这种方式：&ldo;在直径只有001的细胞中心，有一个很象话梅种子、被称为细胞核的部分；在这个核的中央有一幅生命设计图，存放了生命因子，它决定遗传的结果，而这种因子的本质是一种叫做dna的化学物质。&rdo;

文章虽然长了点，却比原先的说法易懂得多，可见许多文章之所以难读，都是因为文中所附的辅助资料不足。

象这样一面写文章，一面推敲文字组合时，常会写出许多和主线不符或自己不满意的文字出来。许多人在写报告书时，常浪费很多时间在抄稿和誊写上，这是写文章的人最厌恶的工作。

至目前为止，唯一能解救这种困境的工具是文字处理机。在文字处理机上，可以一遍遍地修正文字、段落，下一个指令，瞬间就能改变报告书的形式；写完报告书存进机器里，过一段时间再调阅，又有不同的体验来增减报告内容。对不善用文字或手写字体不佳的人来说，学会使用文字处理机实在受用无穷。

前述用纸张、浆糊完成的糙稿设计图，也可以利用这个机器处理，会提高工作效率。

3活用桌上排版术桌上排版系统又称为桌上编辑系统，是高速度的文字处理机，不但能处理文字，还能编辑文字版面。目前桌上排版系统的推广速度比文字处理机还要惊人，它入侵日本企业的状态使得日本人称1989年为&ldo;桌上印刷元年&rdo;。

桌上排版系统有下列若干特点：（1）wyswyg在电脑荧幕上可模拟文件印刷后的形式，文字、图表、插画都能借机器加工，实现&ldo;你看到的就是你要的&rdo;（whatyouseeiswhatyout）的理想。

（2）自动调节字间桌上排版软件可以自动调整文字之间的行距，呈现最合需要的形式。

（3）自由自在画版型一旦把文章输入后，横排、直排任君选择。

（4）具有高度编辑功能可以随时将图表、照片加入文字中，弹性调整版面。不但能处理文章，还可加上视觉效果。

（5）接用镭she印表机可做高速度印刷并附多样字型目前镭she印表机的速度几乎能与复印机媲美，文字针数的密度也和活字相差无几，文字大小、字型又多样，等于实现了文字工作者的梦想。桌上排版有许多功能，只要学会适于工作需要的部分就足够应用了。对于常需要多样、少量印刷报告书、企划书的商业社会来说，桌上排版实在是了不起的发明。

4为报告书穿上美丽外衣自己制作的文字报告书，绝对不能忽略面子问题：不管文字多优美、内容多扎实，如果外观不佳，很容易被读者忽略。这个道理在书籍销售上几乎如圣旨般被奉行。

经过精心设计的封面，不但能一目了然传达内容形象，更表现了制作者花费的心思和热诚。以下就是处理企划报告书的道具、作法和说明。

做文字报告书包装时，首先会碰到的就是装订的问题。自从复印机普及后，个人收到的文件数量急速增加，但真正装订处理的却少之又少，顶多是一枚曲别针或几根钉书钉就打发了事，也就相对地缺乏可读兴趣。

过去不断有人主张，复印机上应附有简易制书机，但以目前的情况来看，制造商显然没有采纳消费者的意见。

为了将报告或文件书类装订成册，可以利用简易制书机；另外在制作封面底时，最好选用稍有硬度的纸张。另外也可利用一环夹制本，这种装订方式很适合把平面摊开、需较长时间阅读的资料。

提案说明和演讲技巧从目前商业社会的工作要领来看，先做文字报告书，后举行提案说明会或办一场演讲，似乎是一种一贯性的要求。

不管是发表会或演讲，都赋予文字企划更深的商业化色彩，冲击力也更强，当然也强烈考验着制作者的创意和能力。以下就发表会和演讲两部分的执行原则详细说明。

1提案说明发表会其实presentation这个英文字应用在不同场合，会有不同意义。比如广告公司向客户提报行销广告企划的会议就叫&ldo;提案会&rdo;；厂商向消费者介绍新产品可能利用&ldo;发表会&rdo;；企业向新闻界宣布新动向就会召开&ldo;说明会&rdo;、&ldo;记者会&rdo;等。不论哪一种目的的集会，都要注意下列事项：（1）尽量使用浅显语言传达信息在讲述任何意见时，要和文字报告书一样，遵守起承转合的次序。事先用白纸做一张进度表，列好预定的流程和时间，口述时就可以此为准参考进行。

（2）叙述时要简洁有力任何说明会都要在极短的时间中结束，千万不要说太多客套的废话，甚至一开始就跳到结论也无妨。如果遵循起承转合的程序，那么每个段落要限制在3～5分钟内，整个说明不能超过20分钟。如果花了30分钟还说不完要点，表示这个企划中还有未完整构思的部分。